不要让蹒跚学步的陷阱破坏您的内容生产力

初学走路的孩子会花几秒钟检查一件东西，然后另一件东西吸引了他们的目光，然后他们很快转向另一件东西，最终在他们身后留下一串孤儿积木、吃了一半的草莓和穿了一半的洋娃娃。

如果您不小心，您的内容流程可能会像那些蹒跚学步的孩子一样，您的内容团队可能会被项目绊倒，就像睡眠不足的父母在凌晨2点的黑暗中踩着乐高积木一样

让我告诉你我的意思。

你的团队正在撰写一系列计划好的博客文章。

你的电子邮件叽叽喳喳。

您的公司正在推出新产品，现在需要一个新的网页。什么！？他们忘了早点告诉你，公告今天发布。你把一些内容团队成员放在上面。

你的聊天记录。

活动团队从赞助中获得了增值收益。他们需要活动网站的数字横幅和一个登录页面来发送它们。你派一些人去查。

你的电话响了。

营销主管告诉你，竞争对手出现在新闻中，而且不是好消息。他想利用这个机会，以一种“一步到位”的快速方式，发表反驳你品牌的文章。你派一些人去查。

看到了吗？

你现在宏大的内容营销策略呢？它是你在午后小吃时扔掉的未组装的积木，你扔掉它是为了换洋娃娃的衣服，你扔掉它是为了拿起一本图画书。你有一个很好的团队和很好的领导能力，但是有蹒跚学步的倾向。

这是一个问题，因为如果不能及时完成，一些项目将会失败。你可能会错过一个市场机会或摸索你的季节性周期或放弃业务给竞争对手。但是这些陷阱是可以避免的。以下是方法。

1.有记录的目标和指导原则

重复他们令人作呕。通常即兴营销与缺乏重点或缺乏纪律性有关。将你的内容营销目标和原则记录下来，应该可以指导你决定接下哪些项目。

把它们画在墙上。把它们贴在每个人的立方体上。让他们出现在员工面前可以让他们保持头脑中的第一印象，即使这看起来有点过头了。

一个项目与你记录的目标越匹配，它就越有可能进入日程。随着许多项目的进行，当你有了记录下来的目标时，就更容易对你要做的事情进行优先排序。

2.正式确定必须放弃什么来继续新的工作

大多数团队或部门的人员和带宽都是有限的。即使外包工作也需要内部资源。帮助他人理解选择一个新项目的影响有助于确保更好的目标不会被忽略——除非这些目标对内容营销战略的成功有更大的帮助。

要正式做到这一点，记录主要的内容项目和相关的细节，然后与领导一起确定它们的优先顺序。

每个团队都是不同的，但以下是常见的优先级标准:

• 预计影响–这将产生多少销售、订阅或销售线索？
• 努力程度——这需要什么样的时间和内部资源？
• 成本——外部资源，如视频后期制作或交互式内容的网络开发，成本是多少？
• 依赖性——还必须发生什么事情才能实现这个计划？如果依赖关系仍然不完整，那么开始工作有意义吗？

拥有每个项目的这种类型的信息增加了清晰度，并使风险承担者更容易评估和区分优先级。影响大、工作量小的项目应该是最优先的。具有高努力和低影响的项目可能根本不会留在列表上。或者你评估了一个看起来很有前途的项目，却发现它依赖于一个可能无法解决的依赖。

假设您的内容团队有能力处理并正在进行三个主要内容项目，将在本季度末完成。一位产品营销经理要求开展第四个项目，这需要付出巨大的努力。有了记录的目标、指导方针和项目优先级，营销主管现在可以决定新请求的项目是否值得推迟现有项目的进展。

3.无情地应用80/20法则

专注于给你最大震撼的事情。

遵循80/20法则(Pareto)原则，大约80%的收入来自20%的客户。或者你80%的流量，线索等。，来自你20%的内容。如果你弄清楚了超级有效的内容是什么样的，你就可以花更多的时间去创造和推广它，以获得更好的效果。例如，如果你的内容团队涵盖五个主题，哪一个会产生最多的转化？在那个话题上扩展你的策略。

成功地实施80/20法则可以让你集中精力，最大限度地利用你的精力和预算，不仅在内容创作上，也在发行和推广上。知道(并记录)什么最有效也能让你更好地优先考虑(或拒绝)新项目。

4.传达真实带宽的清晰画面

为了避免沮丧，领导和请求团队必须理解你的团队在给定的时间内可以生产多少。根据一项研究，平均而言，人们会低估大约30%完成一项任务或项目所需的时间。这项研究评估了人们对自己工作的评估。

不确定内容营销任务或项目的现实时间框架是什么？您可以使用以下方法之一。

日平均法

这种方法不太精确，但计算工作量少得多。这也是一个不错的选择，直到您有足够的数据来执行接下来讨论的时间表方法。评估已完成的项目——选择一个合理的时间跨度进行评估(分析的时间越长，平均就越准确)。

• 找到每个项目的开始日期和结束日期。
• 计算项目开始和完成之间的天数。
• 根据团队的关注点对每个项目进行分类。例如，如果团队专注于内容生产，你的类别可以是战术类型。如果团队执行端到端计划，类别可以包括项目类型，如新产品发布、季节性活动、时事通讯周期等。

假设您确定在过去三个月中完成了三个A类项目和六个B类项目。

A类项目平均:18天+ 26天+ 31天)/3个项目= 25天

B类项目平均:3天+ 14天+ 6天+ 11天+ 8天+ 4天/6个项目= 7.67天

它远非完美，因为在模糊的时间框架中隐藏着大量令人困惑的因素。但是对于大多数球队来说，总比没有强。当你准备好了，你可以升级到时间表方法。

时间表方法

如果您跟踪团队成员的项目时间，这种方法效果很好。如果没有，考虑至少在有限的时间内做一次，以获得基线评估。追踪至少30分钟的增量(最好是15分钟)。

你可以使用打印的时间表(尽管收集数据需要更多的时间)或者在Google Sheets这样的工具中创建共享的电子表格，用标准化的工作代码和公式更容易地计算时间。项目管理和时间跟踪软件也是可用的。

在建立时间跟踪流程时，确定项目和职能(例如，战略、编辑计划、写作、编辑、设计、开发)，以便团队成员能够正确跟踪。

计算方法与平均法中使用的方法相同，只是评估的不是天数，而是分钟数。通过跟踪时间，您不仅可以了解项目类型花费的时间，还可以了解每个功能花费的时间。

平均信息图表时间:

每个信息图23小时(项目1) + 15小时(项目2) + 12.5小时(项目3) + 16.5小时(项目4) + 18小时(项目5) / 5个项目= 17.2小时

信息图的平均功能时间:

编辑策划:2小时+ 1小时+ 2小时+ 3小时+ 2小时/ 5个项目=每个项目2小时

课题研究:4小时+ 1小时+ 2小时+ 1小时+ 2小时/ 5个项目=每个项目2小时

文案:5小时+ 4小时+ 2小时+ 5小时+ 4小时/ 5个项目=每个项目4小时

设计:10小时+ 8小时+ 6小时+ 7小时+ 9小时/ 5个项目=每个项目8小时

内容录入:2小时+ 1小时+ 0.5小时+ 0.5小时+ 1小时/ 5个项目=每个项目1小时

建立时间表

下一步是建立任务的依赖关系和顺序。在这个例子中(对于信息图表的时间表例子)，大多数任务依赖于其他任务，但是两个(主题研究和文案)通常可以同时发生。这张图表看起来更像这样。

该图表显示了在没有其他项目分配的完美世界中，这种类型的项目需要多长时间的基于数据的估计。

下一步是根据实际资源而不仅仅是资源类型来映射多个项目。为了这个例子，我将保持它的简单。在此图表中，信息图用橙色表示，赞助的社交帖子用蓝色表示。

如果只有这两个项目，两个都应该在第二天结束前完成。我建议建立几个小时的溢出，以防你在项目中遇到障碍。赞助社交帖子仍将在第二天完成，但信息图将在第三天完成。

你可以在编辑计划和文案的项目早期看到潜在的瓶颈。由于这些功能中的每一个都是单点故障，如果其中任何一个过载，都会造成延迟的多米诺骨牌效应。有了这个图表，你就可以找到避免这些致命瓶颈的解决方案。

记住非功能时间。并非所有可用时间都是平等的。你见过从不参加会议的内容专家吗？我也没有。尽最大努力了解你的团队成员平均一周有多少时间专注于项目。不可能是100%。

一旦你有了你的基准，不要忘记在项目开始前分享它们。一旦你能给请求者一个估价，就让他们知道他们应该期待什么。不要过于乐观。

你的项目管理会成长吗？

通过建立一个坚实的常规和流程，那些闪亮的物体、嘈杂的通知和大声的要求就不会那么让人分心了。如果您的内容团队和领导层确定了目标，设定了优先级，关注重要的事情，并传达了明确的期望，那么您的内容营销计划将是一个成熟的成熟项目，可以应对任何出现的挑战。

今年九月，与几千名成年人一起参与内容营销。注册内容营销世界2019。使用代码BLOG100节省100美元。

Joseph Kalinowski/内容营销研究所的封面图片