你还没有为大坝做好准备(除非你先这么做)

鉴于组织制作的内容数量以及多媒体资产和格式的庞大数量，是时候考虑数字资产管理系统了。一个DAM可以提高生产效率，增强跨团队的可操作性，并提高营销生产率和绩效。

营销人员花费超过60%的时间检索信息或重组损失的资产和其他低价值的任务。实施水坝系统可能是回收浪费时间的最佳方式。

然而，两个业务挑战经常阻碍有效实施。首先是确定大坝应该帮助促进的内容流程。这通常是一个被忽视的考虑因素，特别是对于没有结构化内容流程或治理战略的企业。

第二个挑战是在完成复杂耗时的选择过程之前，详细说明大坝系统的组织标准。会怎么用？它在内容工作流中处于什么位置？如果你没有这些答案，这就像你买了一辆车却不知道它是否会被用来搬砖或参加街头比赛。

这些障碍——除了诸如确保预算批准和管理层的支持，以及管理实施、配置和集成等要求之外——会使与大坝系统合作的想法变得令人望而生畏，不敢考虑。但是，通过一点预先规划和有针对性的方法，您可以降低一些障碍，并加快实现这些系统所能提供的好处。

清除内容技术的混乱

简而言之，企业使用DAM系统来存储、组织和检索数字媒体资产，以便在内容创建生命周期的所有阶段高效使用。它们还通过管理数字权限、访问权限以及为跨组织的所有职能部门创建和应用内容而建立的其他标准，来实现对这些资产的有效治理。

与web内容管理系统(WCM)和/或其他营销自动化技术(如电

虽然很难获得关于内容营销商采用DAM系统的确切统计数据，但考虑到CMI的B2B基准、预算和趋势:2022年的研究发现，只有49%的营销商表示他们的公司使用了内容管理系统(CMS ),假设这些数据未被充分利用是合乎逻辑的。

然而，CMI的首席战略顾问Robert Rose认为这一发现可能表明了一个基本的内容技术误解，即DAM系统和CMS是可以互换的:“公司说他们没有CMS。的确如此——至少在管理网站内容的系统方面是如此(例如Drupal、WordPress)。出现这种混乱是因为术语“内容管理系统”已经成为数字资产管理(DAM)的同义词。”

虽然这两种技术有重叠的功能，但是除非企业在每个系统促进的功能，谁将使用每个系统，以及如何使用每个系统的潜力方面保持一致，否则它们都不能有效地完成工作。

“网站CMS或社交媒体工具通常通过发布和测量来管理媒体资产的最终状态。然而，它们在如何跨各种格式处理内容方面几乎没有提供一致性。相比之下，DAM系统将提供从构思的火花到创作、生产和多平台发布的全过程效率，以及资产最终将在何时何地存档以供未来重用和再利用，”Robert说。

正如我提到的，在向您的内容堆栈中添加任何新技术时，管理这些操作考虑因素通常是最大的挑战。幸运的是，罗伯特下面的练习可能会让你远离伤害和麻烦。

正确的准备会提高生产力

要选择正确的DAM系统，您需要知道哪些团队将使用它，他们将如何使用它，以及他们将用于什么目的。有许多细节和变化需要整理，这也是许多组织在真正开始之前会犯的错误。

此外，没有一个大坝系统开箱后就能发挥最佳功能。必须对其进行配置，以适应您的用例、治理决策和团队工作流。因此，在您开始购买流程之前，您需要清楚地了解为您的组织交付一个功能齐全的系统所涉及的操作注意事项和准备工作。

这里有几个问题需要回答:

制作每种类型的资产需要哪些内容材料(例如，产品描述、公司样板文件、图像、音频、视频、图形、交互功能)？
资产将服务于什么战略目的？内部的，外部的，两者都有？
有哪些文件格式？使用了哪些内部和外部资源和专业知识来制作它们？
如何访问、处理和发送每项资产？哪里可能存在添加或例外？
任务应该同时发生还是同时发生？
谁将对每项任务负责？还有谁会参与？
在发布资产之前，需要什么许可、批准和其他治理标准？

这足以让任何内容经理晕头转向。所有这些都发生在你考虑技术问题之前，比如如何命名、分类、标记、存储和管理资产文件，以便在团队和职能部门之间有效使用。

分两步清点您的运营

为了让你不再晕头转向，罗伯特向他的咨询客户推荐了一种简化的运营管理方法。绘制人员和生产流程图一个的内容类型一个目的或顾客旅程的一部分。生成的见解和信息有助于指导您的DAM决策过程，并且在您购买并准备实施系统后，可以扩展以适应其他内容类型和用途。

这个练习的两个部分是:

内容生命周期映射: 这个有序的列表概述了将一个内容从构思到执行的关键步骤和任务。它提供了这种内容类型的工作流的高级视图，因为它通过开发生命周期路由，并详细说明了谁在每个阶段负责任务。
负责任的、可问责的、咨询过的、知情的映射: 这个责任分配矩阵(又名RACI矩阵)将参与每项任务的所有团队成员(内部和外部)确定为领导者或合作者。它可视化了团队资源是如何分配的，因此您可以围绕资产管理设置清晰的职责，并确定重组工作流以提高效率的潜在领域。

让我们走一遍这个过程。

第一步:确定工作流程的关键点和流程

概述创建一类内容所涉及的所有任务。这个例子说明了思想领导力电子书的工作流程。不要担心在某些情况下适用的任何特殊功能或附加任务。只关注通常涉及的任务。

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该模板包含六个阶段——构思、规划、创造、生产、激活和衡量。填写每个阶段的主要任务。使用模板中的“who”和“what”标签来确定是否列出负责管理该任务的人员(who ),或者在内容进入下一阶段之前记录具体的操作和注意事项(what)。此分类详细说明了我们的思维领导力电子书示例中需要回答的基于阶段的问题:

内容构思: 谁为电子书创造主题和想法？谁提交想法以供批准？被认可的想法与内容目标一致吗？谁收集可行的想法，并为它们进入规划过程做准备？
规划: 从哪里收集可行的想法进行考虑和优先排序？如何对已接受的想法进行优先排序并批准分配？
创作: 谁向创建者提供任务？执行它需要什么资源？谁管理相关的创建流程(例如，编辑、获取权限、设计和布局、最终审核/批准)？谁将由此产生的资产投入生产？
生产: 制作如何接收内容？哪些步骤可以将它们转化为出版资产(例如，你如何将你的电子书整合到内容营销活动中)？谁将最终的营销活动资产交付给参与激活的团队成员？

激活: 如何将电子书添加到出版计划中？激活它还涉及到什么？当它在市场上被激活时，还需要通知谁？
测量: 采取什么步骤来跟踪、分析和报告绩效？还需要发生什么(例如，归档以供以后由谁重新利用以及存储在哪里)？

你应该对制作的每一种内容重复这一过程——以及在你的品牌内容体验中可能应用到的所有资产和活动。但是，即使只对一种资产的工作流程进行详细说明，也可以提供研究、考虑和比较潜在的大坝解决方案所需的答案和信息。

步骤2:确定角色和职责

现在，您已经对任务和路由细节有了一个大致的了解，您可以将注意力集中在使其发生的人身上。

对于我们的电子书示例，我们将使用一个RACI模板(如下面所示的示例)来记录在概述的内容生命周期的任何阶段发挥作用的所有团队成员，以及当该内容用于企业的其他功能时参与其中的成员。

《福布斯》的这篇文章提供了更多关于RACI排行榜的细节以及如何使用它们。但就我们的目的而言，需要知道的主要事情是角色分为四类:

负责人: 这些团队成员从事实际工作，例如编写、编辑或设计电子书，收集资产并将其发送给适当的联系人，管理生产计划和截止日期，跟踪和报告绩效数据等。每项任务至少要列出一个负责人，尽管任何积极参与这项任务的人都应该包括在内。
负责: 这是一个负责正确完成每项任务或交付内容的团队成员。他们确保满足所有先决任务、标准和要求。他们决定和委派责任；并交付任何最终批准。请注意，虽然每个阶段只应列出一个负责人，但此人也可以在整个流程的其他任务中发挥作用。
咨询: 这些人是主题专家、顾问委员会成员或其他各方，他们可能对任务做出贡献或进行协作，但不对任务的执行或如何管理负责。例如，如果一个作家定期咨询品牌团队成员，以确保他们在电子书中准确反映了关键的品牌细节，品牌专家将被列为顾问。
消息灵通: 如果其他人需要了解项目状态或在电子书上市时得到通知(例如，销售团队联系人、赞助商、高管利益相关者)，列出他们。

正如Robert所解释的，这些栏目指的是为特定资产创建的常见目的驱动的内容类型(例如，电子书中的“关于我们的公司和产品”部分)如何被映射和管理以用于其他用途(例如，用于思想领导内容营销工作、包含在营销故事中、销售表中、重新打包以满足特定需求)。

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此外，完成这一过程还有助于发现隐藏的冗余和资源不足，从而提高内容运营的整体效率和有效性。

例如，您可以在生产的某些阶段确定一个职责和责任超载的角色，如果重新平衡，可以帮助清除重复出现的