内容日历模板和工具–超越基础

关于如何制作内容日历，还有什么要说的吗？

在内容营销协会的作者和特约撰稿人之间，我们已经讨论了基本的内容日历技巧(包括模板和例子)。

但是，随着您的组织的内容营销成熟度的提高，您可能会超越现有的方法。

你怎么知道？

最有可能的是，您会知道，因为您开始感到成长的烦恼，通常是在您考虑如何扩展内容计划的范围以包括新的计划(印刷杂志、新的博客、播客或视频系列)或如何在一个团队内集中管理和治理分布式内容项目时。您可能会发现自己(和您的团队)在计划和跟踪生产，或者优化、刷新和重用内容时都在努力提高效率。

您可以通过管理内容日历的高级方法来减轻这种痛苦。这种先进的方法将为您的团队带来:

• 不同频道上正在进行的内容状态的单一来源
• 一种跟踪不同内部品牌、部门或国家的团队使用内容的方式
• 通过元数据跟踪相关内容和重新调整内容用途的能力，以实现更好的内容治理

要实现这一点，您可能需要一个新的日历工具和新的流程，或者您可能只需要将您使用的流程与您现有的工具相结合。

不过，首先，让我们澄清一下我所说的内容日历的含义。

任何其他名称的内容日历

在内容营销协会的文章中，你可能会看到“内容日历”和“编辑日历”交替使用。它们是一回事吗？

术语“编辑日历”有时是指销售团队用来在出版物中预订广告的问题主题和日期的公布列表。这种编辑日历通常包括对每期内容的一般描述，但仍保持足够模糊，以允许更改和替换。

你可以在网上搜索到许多出版物的编辑日程。下面是一个简单的例子，它突出了特刊主题，并显示了广告截止和销售日期。

当然，在内部，出版物使用一个更细粒度的列表来管理他们的编辑制作，就像内容营销人员一样。

在内容营销环境中，像上面这样的高级编辑计划应该与可操作的内容日历相集成，该日历详细描述了所管理的每一部分内容。一些组织称之为编辑日历，另一些称之为内容日历。

不管你怎么称呼它，只要知道我用这些术语来表达同样的意思。

内容日历先决条件:策略

如果你需要一个更高级的内容日历，你可能很清楚一个基本内容日历包括什么。(如果没有，请查看Jodi Harris的帖子编辑日历工具和模板中的详细信息。)

但是在你考虑改进你的内容日历之前，确保你已经记录了你的内容营销策略。

为CMI工作，我有义务提醒你这么做。当然，我是在拿合同开玩笑，但不是对战略需求的开玩笑。

记录在案的内容营销策略保证内容团队中的每个人都明白:

• 你为什么创作内容
• 你在为谁创作
• 是什么让你的内容与竞争对手的不同
• 出版的地方
• 如何衡量成功(换句话说，你努力的目标是什么)

正如Jodi在她的文章中解释的那样，你的内容营销策略的细节决定了你在编辑日历上跟踪哪些细节。它还会指导你创建什么样的内容。

企业优势方法

关于一个组织何时以及为什么需要将其内容日历提升到一个新的水平，请考虑Stan Miller在他的内容营销世界谈话中分享的经验——真正的全球编辑日历到底是什么样子的？

罗克韦尔自动化的全球客户沟通编辑主管Stan负责监督该公司的治理和流程:

• 印刷杂志(公司四个全球分部各一版)
• 全球博客(翻译成15种语言)
• 全球主页
• 每月简讯
• 全球案例研究

尽管他曾经使用一套独立的电子表格管理所有内容，但他很快发现，对透明度和效率的需求决定了一种不同的方法。

真理的单一来源

如今，所有内容都通过一个编辑日历工具进行跟踪和管理，该工具与该公司拉丁美洲、欧洲、中东和非洲(EMEA)以及亚太地区的编辑同行共享。

一周内Rockwell内容的全球视图如下所示:

不要担心你看不懂上面的文字。该图的目的是说明团队可以在每个地区的每个渠道看到给定时间的所有计划。

不需要在工作表中的选项卡之间或单独的电子表格文件之间切换。统一日历工具在一个地方显示所有内容。

在罗克韦尔

Stan的图像显示了日历视图。其他团队(或个人)可能更喜欢像Airtable中这样的日历列表视图。

其他人更喜欢看板风格的板，就像特雷罗的这个。

不管使用哪种工具，在编辑日历工具中钻取任何内容记录，通常会揭示出你可能习惯于在电子表格中跟踪的各种细节:谁在处理它、笔记、社交媒体的日程安排状态等。

提示: 寻找一个内容日历工具，允许某人在一个视图和对每个团队重要的过滤视图(渠道、语言、所有者、状态、国家等)中查看所有内容。)

细致的元数据

大多数内容日历包括以下基本数据的某种组合:

• 主题或标题
• 作者
• 物主



• 出版日期
• 状态
• 提交日期
• 频道
• 格式
• 种类
• 人物角色
• 受众或购买者-周期阶段

正如我提到的，你将在日历上跟踪的确切数据取决于你的整体内容营销策略和需求。

在罗克韦尔，内容条目还包括:

• 语言(英语、法语、简体中文)
• 国家
• 地区(北美、拉丁美洲、EMEA或亚太地区)
• 请求翻译
• 翻译进行中
• 内容ID
• CMS ID

内容ID和CMS ID是跟踪内容的所有迭代(包括翻译)的关键，因为文件名或文章标题不会保持不变。

内容ID由Rockwell的内容日历工具自动生成。它的网站发布工具会生成一个单独的ID，必须手动登录到日历工具中。

尽管记录web ID是一个额外的步骤，Stan说元数据的重要性使它值得做。这是因为发布工具的ID可以让团队跟踪罗克韦尔网站上所有使用内容的地方。

工具提示: 检查内容日历工具是否与您的CMS/发布工具集成。

简化的流程

不要忽视自动化工作流程的日历工具的优势。我们都知道，电子邮件可能会卡在草稿中，在收件箱中被忽略，或者在档案中丢失，从而导致延迟和混乱。

集成的工作流意味着团队可以检查他们的队列中有什么，在状态改变时获得通知，并在一个地方记录笔记和决策，而不依赖于电子邮件提示。

在基本的电子表格方法中，这是比较棘手的事情。

Stan说，例如，在Rockwell Automation，在一个工具中统一地区和全球日历简化了沟通和透明度。

例如，当北美内容团队完成一期杂志时，它会发送一封电子邮件，让该地区知道内容可用。但是团队从来不知道这些内容是否、如何或在哪里被使用。

现在所有的内容日历都已集成(跟踪数据也已到位)，团队可以看到，例如，一个关于工业安全的故事在所有地区都被使用，或者EMEA将一个不同的故事切成两半作为博客运行。

这种透明性有助于高管理解单个内容的全部影响。

提示: 使用元数据跟踪单个内容的所有迭代，以显示内容影响的完整画面。

工具和团队

您可能可以使用Microsoft Excel或Google Sheets的工作表、Zapier(或类似的)集成和共享驱动器的组合来破解内容日历的高级方法，这样每个需要的人都可以访问它。

但是您可能会发现，在一个为处理编辑流程和工作流而构建的工具中，创建和管理高级内容日历更容易。通过快速的谷歌搜索，你会在网上找到很多关于日历工具的建议。

一旦你明白自己需要什么，以及如何利用它来支持不断扩展的内容计划，你就能更好地选择适合自己的内容。

无论你使用什么工具和流程，确保它们最终会让你的团队的工作变得更容易。

毕竟，再先进的内容日历，如果没人用，也会失效。