团队会议和内容营销：生产力科学

如果你想要一个简单的方法来帮助你的营销团队制作更好的内容，取消一个会议。更好的办法是，取消今天的第一次会议。

研究表明，生产力的下降往往可以追溯到过多的团队会议。安排一个状态电话作为早晨的第一件事，内容营销者的创造性汁液几乎肯定会停止流动。

快速浏览一下你下周的日程表。你看到了多少空间？如果它是最小的，你可能会无意中使你的内容团队成员很难产生他们最好的作品。

请允许我解释。

会议困境

内容营销涉及许多活动部分，从战略和规划到创建、分析和推广。每个过程都非常复杂，需要大量的脑力劳动。

其中大部分值得进行高层讨论。如果你的团队没有团结在一个共同的愿景和目标周围，你就无法实现更高的转化率或提高你的电子邮件投资回报率。

然而，在某些时候，内容创作者需要不间断的时间来研究、思考和创作。这就是问题可能出现的地方。

作为一名负责证明内容营销的底线收益的营销经理，依靠定期的团队会议和定期检查来掌握项目和进展的脉搏是很有诱惑力的。但当会议演变成习惯，其价值往往会一落千丈。

《哈佛商业评论》的一篇文章详细描述了一次周会是如何消耗一家公司每年30万个工作小时的。VoloMetrix research概述了一家拥有2万名员工的公司在无用的会议上浪费3亿美元是多么容易。还有其他研究认为，公司每年因无效会议而损失370亿美元。

“当然，但那是大生意，”你说。"我们处于内容营销的利基市场."

没错。但这并不意味着我们是清白的。像每周策略会议这样平凡的事情有可能造成真正的伤害。

为了了解这是如何应用到内容营销领域的，让我们快速看一个假设的例子。

当坏事发生在好的内容营销会议上

Adam是一位出色的高级内容专家。他聪明，有才华，有很多好主意。

现在是周四下午两点半。亚当整个星期都在忙新的竞选活动。他花了几个小时来研究、集思广益和确定潜在项目的范围，现在是时候通过视频会议与他的三人内容营销团队分享他的想法了。会议开始30分钟后，每个人都到齐了，职责也划分好了。到了周一早上，新计划已经全面展开，每个人都把最有效率的时间投入到发布准备工作中。

如果团队成员平均每小时的工资和福利为100美元，那么周四30分钟的会议将花费公司150美元。

现在，将Adam的故事与Molly的故事进行比较，Molly认为有必要采取措施重新吸引失去的销售线索。她也在一个三人团队中工作，团队成员的工资和福利与亚当的团队相同。

莫莉还没有做任何研究，她宁愿等待，并在本周的战略会议上与两位同事讨论她尚未成型的想法。她的想法是需要讨论的三个想法之一，需要一个小时。之后，接踵而至的跟进邮件和群聊把一个小时的会议变成了九个小时的累积工作。

因此，莫莉会议的总成本是900美元，比亚当的30分钟会议和零相关电子邮件链增加了500%。

成本差异甚至不是最大的问题。每当营销人员从内容创作中抽身出来讨论内容创作时，他们不可避免地会损失一些生产力。一项研究表明，工作中断后需要23分15秒才能回到正轨。神经领导力研究所主任大卫·洛克解释说，这些焦点的转移会导致人们犯错误，忘记好主意，并失去宝贵的见解。

这并不是说你应该不惜一切代价避免开会。有些会议对于推动你的内容战略至关重要。与顾客或客户的面谈、旨在取代25层电子邮件链的快速电话以及定期的一对一会议都是有价值的。

你应该有选择性地区分增加价值的会议和阻碍团队的会议。你应该让你召开的会议物有所值。让我们来看看如何做到这一点。

高效内容营销会议的4个步骤

第一步:记录你团队的会议

首先，评估会议在你的内容策略和开发过程中扮演的角色。

如果你的团队使用共享的时间跟踪工具，将这些数字放入电子表格中。然后对各列进行排序，得出每周会议的总时数。或者要求每个团队成员计算并分享他或她的结果。

步骤2:仔细检查周期性会议

在查看结果时，注意常规模式，以识别潜在的违规者。某些会议每周都有吗？每个月？为什么它们会反复出现？参与者是带着行动项目离开，还是仅仅参加一年前建立的例行会议？(提示:如果你看到像“状态检查”、“每日站立”或“团队冲刺”这样的长期会议，它们可能已经超过了最初的目的。)

如果您需要评估帮助，请询问以下问题:

内容团队是否已经花时间思考会议上讨论的问题了？
在一个重要的项目或问题上，是否需要进行面对面的交流？
人们离开这些会议时，是否提出了可行的下一步措施？
会议中手头的问题对内容营销策略有直接影响吗？

如果你对这些问题中的任何一个回答“不”，很有可能这个会议就不再需要了。

第三步:消除过剩

这是这个过程中最困难，也可能是最激烈的部分。一旦你确定了需要进行的重复性内容营销会议，收回那些宝贵的生产时间。

做那件事的最好方法是什么？点击“删除会议”

如果你在这个阶段还没有确定一个要取消的会议，你要么是生产力的典型代表，要么是拒绝参加。

比如你们的内容创作者还在一起集思广益吗？如果是这样，这里有一些值得思考的东西。研究表明，来自太多人的太多数据可能会让人丧失能力。第一批测试集体头脑风暴效果的现代心理学实验之一是评估四人小组解决问题的效率与一个人设计可能的解决方案的效率。96%的参与者在独立工作时产生了更多的想法，通常质量更高。

组织心理学家阿德里安·弗纳姆这样说:

来自科学的证据表明，商业人士使用头脑风暴小组一定是疯了。如果你有才华和积极的人，当创造力或效率是最重要的时候，应该鼓励他们单独工作。

如果你没有参加集体头脑风暴，也没有确定要取消一个会议，那么还有最后一个选择可以考虑——尝试不开会政策。

例如，除非绝对必要，否则体式禁止周三的内部会议。目标是让经理和团队成员有更多不受干扰的时间专注于工作。

第四步:充分利用你参加的会议

说到激发你的内容团队的创造力，有些会议是利大于弊的。这里有两个最大化你们在一起时间的关键方法:

把它安排在一个理想的时间(例如，不是早上) –行为科学家丹·艾瑞里说，我们都有两个小时的时间最有效率——早上的第一件事。以下是杜克大学心理学和行为经济学教授在他广受欢迎的Reddit讨论中对这个问题的看法:

时间管理中最可悲的错误之一是人们倾向于把一天中最有成效的两个小时花在不需要高认知能力的事情上。如果我们能够挽救这些宝贵的时间，我们大多数人都会成功得多。

设定时间限制 –如果你听说过帕金森定律，你就会知道工作倾向于“扩展以填满完成工作的时间。”这一科学理论后来的迭代(或关联)从本质上颠覆了它，认为工作收缩是为了适应给定的时间。
或者，从另一个角度考虑:会议根据预定的时间而扩大或缩小。预定一个小时的会议，你的内容营销团队很可能会占满这一小时。把它压缩到30分钟，很有可能你会在一半的时间里涵盖同样的信息——除了闲聊。

另一个好处是，与会者将从更短的会议中获得更多。社会科学家已经证明，人类的大脑在开始走神之前会注意和吸收信息10到18分钟。简单来说，如果会议时间太长，人们甚至会在心理上退出一个精心策划的会议。