如何为您的内容营销团队打造更好的工作空间[工具]

几年前，人们谈论让工作场所更适合每个人。如今，鉴于物理办公室的角色不断变化，话题已经转向了工作场所。

一个成功的工作空间就像一个社区一样运作，具有一致的沟通、响应和灵活性。无论您的内容团队是否在同一个地方工作，在个人角色和团队中高效工作的挑战仍然存在。

这个工具列表可以帮助我的团队的作者和编辑在不同的地点和时区很好地工作。

1.中央、定位指南和资源

确保您的团队成员能够快速熟悉您公司的内容营销策略和实施步骤，以便每个人都在同一页面上工作。

我们分享的文档指南和流程包括:

• 品牌声音和信息
• 公司风格指南和一般关键字优化、格式和其他详细信息
• 内容策略的个人风格指南

针对每种内容格式的专用指南确保每个人都在同一页面上。我们有特定的风格指南，适用于:

• 登录页面-记录如何创建一个书面和视觉内容的转换组合。
• 博客文章和客座博文——详细介绍关键词、标题标签和内容结构。
• 电子邮件和时事通讯–展示基于目标的模板，如推介、内容分发和其他促销活动。(我们使用Omnisend来简化我们的电子邮件并提高打开率。)

这些文档化的指南位于Google Drive上的共享资源文件夹中，以便内容团队的每个人都可以访问它们。

提示: 我们使用Loom应用程序录制解决常见错误和修复的短视频。这些视频可以强化你的团队需要更多关注你的风格指南的地方。

2.详细的任务简介

我们为每项任务写一份详细的简报，以保持透明度并尽量减少修改的需要。

这个例子是为一篇计划好的客座博文制作的简介，包括三个栏目——细节、描述和作者的评论(如果需要的话)。左栏列出帖子类型、标题、标题是否经过主编审核、向客户建议的描述、字数、目标网站、目标网站指南和目标受众。

3.通过Teamline或ClickUp进行项目管理

为了创建内容工作流，我们将Teamline与Slack集成在一起。项目管理工具让我们能够简化所有的任务并跟踪进度。

Teamline允许用户在项目通道中创建任务，将它们分配给“相关人员”，添加截止日期，以及添加自定义标签。我们使用自定义标签来标识任务的优先级——中、重要、紧急等。

当与自由职业者合作时，我们使用ClickUp来分配任务和跟踪进度。ClickUp包括数百个可定制的功能，帮助我简化工作流程和节省时间。它让自由职业者的追踪远离我们的内部空闲频道。

我们为每项作业创建一张单独的卡片。然后，我们可以将单个任务卡快速移动到列表中，例如“已分配”、“待审核”、“已批准”或“已发布”这让我们可以跟踪每项作业的进度，并更好地确定其出版日期。

它还让我们看到哪些自由职业者的任务在批准的名单上，这样我们就知道哪些发票需要支付。

ClickUp还帮助我们计划、跟踪和创建内容营销活动的工作流程。这个ClickUp界面的屏幕截图显示了按类型(发现的问题、审阅和就绪)划分的任务列表。还会显示每个任务的受理人、到期日(如果已分配)、阶段(启动、计划、执行)和优先级详细信息。

4.与消息工具集成的可用性跟踪器

Slack是一个优秀的团队交流平台。我们添加了Mesasix时间跟踪器工具，让我们可以看到谁登录了，谁在休息，谁可以参加讨论。

有了这些信息，我们就可以打断正在进行重要事情的人。它可以帮助你提高员工的满意度，从而提高团队的效率。

Mesasix集成还有助于跟踪员工的总体时间，以便会计部门为薪资处理提供信息。

5.轻松协作的谷歌文档

我们使用谷歌文档进行协作，并作为一个团队来创建内容。多个作者和编辑可以同时处理同一个文档。我们还可以记录下谁在何时做了哪些编辑。如有必要，我们可以随时恢复文档的旧版本。

Google Docs工具可以让您自动创建目录、添加注释以及将行动项目分配给负责方，以确保团队顺利协作。

6.用于消息传递和会议的通信工具

内容团队成员之间透明顺畅的沟通有助于您在组织内以及与自由职业者保持牢固、持久的关系。

正如我提到的，我们使用Slack进行交流。我们为主要的公司公告、具体的项目指南和写作技巧创建了单独的渠道。这有助于团队成员快速获得他们想要的信息，提出问题，并快速获得反馈。

当我们在Zoom上召集团队时(您可能会使用这些备选视频会议工具之一), 我们会记录与工作相关的会议，以备将来参考，并为无法参加会议的任何人提供帮助。

开始工作

管理一个内容团队有其挑战性。但是无论他们在哪里工作，你都可以用合适的工具来扩大你的内容营销的成功。

你的内容团队觉得哪些工具有用？关于选择正确的工具，你有什么问题？请在评论中分享。