如何设置一个发布过程来将内容加入游戏

内容如果见不到天日，永远无法成就伟大。

但是大部分涉及发布内容的工作都发生在一个被稍微照亮的幕后过程中。

对于内容营销团队来说，负责运营(包括监督制作过程)的人是必不可少的。他们将完成的内容引导至球场下方，越过球门线，并将其发布(在线或印刷)供观众消费。

为了做好这项工作，他们创建系统和流程，帮助他们轻松地跟踪和重复他们的工作，而不会忘记关键步骤。他们通常率先使用帮助组织一切的软件工具，无论是像Trello和Asana这样的项目管理系统，还是简单的共享电子表格。

如果你刚刚开始组织你的生产过程(或者寻找改进的方法)，这个任务看起来会很艰巨。

为了提供帮助，我请CMI的博客运营和社区总监Lisa Dougherty解释她如何组织编辑业务，使CMI能够在每个工作日在我们的主要网站(www . contentmarketinginstitute . com)上发布和推广新内容。

Lisa在过去七年中磨砺的过程帮助我们通过编辑和制作的多个阶段跟踪来自不同作者的内容。它也是CMI团队成员通过电子邮件和社交媒体推广内容的连接点。

她是这样做的:

有条理地跟踪内容进度

负责此操作的团队成员必须知道正在创建的每个内容资产的状态。同时，他们还必须创建和维护后期制作出版计划。这两件事可以和你的编辑计划紧密联系在一起。

在CMI的案例中，团队在一个共享的主电子表格中使用单独的表(选项卡),我们称之为tracker。跟踪器中的一张表详细说明了内容状态，另一张表用作工作日出版日历。跟踪器中的两个工作表都由Lisa管理。

内容开发状态跟踪器

内容开发跟踪显示了我们正在撰写的每篇社论的状态。我们列出了每个资产主题、负责创建资产的人员、截止日期、状态(创建、编辑、准备生产)，以及任何相关注释，如要包含的链接的提醒、特殊行动要求等。

一旦内容创建过程中的任务完成，负责完成该任务的团队成员就会更新“状态”列。

当资产的状态改变时，一些工具触发通知给相关的团队成员。在CMI，追踪器是工作流程中根深蒂固的一部分，我们很少添加通知出版经理的注释。我们每天都至少看一次追踪器。

其他内容营销团队可能会使用项目管理软件来处理这种情况，在项目管理软件中，更改状态会自动触发通知，并将资产移动到仪表板上的下一步。

出版物生产跟踪和日历

第二个工作表充当出版物生产日历。它显示每天的内容(CMI每周发布五天)以及发布资产所需的关键信息。

根据出版频率、格式、渠道等不同，您的产品跟踪看起来可能会有所不同。CMI的版本包括以下栏目:

• 出版日期
• 作者
• 生产状态(两个选项:在WordPress中加载或在WordPress中校对)
• 注释(Lisa列出了她请求封面图片的日期，任何尚未完成的元素，如视频嵌入或图形，以及她向作者或特色来源发送预览的日期)
• 头条新闻
• 种类
• 预览副本(出现在日常电子邮件中的内容)
• 摘录文本(每日电子邮件中出现的内容)
• 行动呼吁
• 统一资源定位器

提示: 不要依赖内容管理平台创建的默认URL。更改默认值以包括适当的关键字(使用连字符分隔单词)，并保持在50到80个字符以内。

在这个跟踪器上，文章的编辑添加了标题、预览文本和摘录文本。运营总监完成剩余的操作，添加CTA和URL，同时检查编辑器包含了什么。校对者更新生产状态作为最后一步。

管理来自多个来源的内容

内容运营经理经常协调来自内部和外部来源的内容。

来自来宾内容提交、内部主题专家和内容营销团队成员的提交、草稿、修订和更新加起来有大量文件需要管理。你可以通过以下建议让这个过程更有效率:

首先，将内容保存在一个集中的位置，参与创建、审阅和发布过程的每个人都可以访问。CMI目前使用Box，尽管我们过去也使用过Dropbox。其他团队可能会使用微软OneDrive、谷歌Drive或其他基于云的平台。

第二，建立组织文件的标准化流程，并建立命名约定。这有助于版本控制(即使您使用的软件在这方面有所帮助。)你永远也不想发布过时版本的内容。你也不想让三个人来决定使用哪个版本才是正确的。

以下是CMI在其服务器上组织内容的方式:

• 名为“CMI提交”的主文件夹包括内部和外部内容草稿
• 在主文件夹下，一个单独的文件夹存放每篇文章，遵循标准的命名约定:
  • “名字姓氏-主题”
    • 例如:Jodi Harris——客户维系
  • 每个文章文件夹包括:
    • “草稿”文件夹，其中包含所有非最终版本，包括原始版本、编辑版本和修订版本
    • 图像文件夹
    • 标签为“姓氏-主题-编辑清除日期”的最终文章文件
      • 例如:HARRIS–客户维系–ag编辑clean ld 10-12-21 FINAL

文章发布后，Lisa会将其文件夹移动到“已发布文章”文件夹。(注意:她故意用“a”字命名文件夹，这样当文件夹按字母顺序排列时就很容易找到。)

一些内容团队用发布日期建立他们的文件夹。Lisa不喜欢这样——出版日期可能会改变，但作者和主题不会改变。

最终确定出版内容

建立了跟踪内容进度、发布日历和内容制作状态的系统后，运营人员就可以做更细致的工作了，为内容上线做准备。

标准化并记录这个过程，以便在处理发布操作的人生病或休假时，另一个团队成员可以介入并执行它。CMI使用一份清单来确保每一步都得以实现(即使Lisa无法亲自完成)。

在文章发布之前，内容运营经理:

• 进行编辑后检查，以确保基本的可读性和理解
• 检查内容中提到的所有人、公司和工具的名称
• 识别内部链接机会。将它们添加到相关的单词和短语中，或者创建独立的精选相关内容框
• 查找或创建所有图像并将其插入到文档中
• 为视频、gif等添加嵌入代码。
• 为点击发送推文功能创建推文
• 根据需要审查和更新标题草案和行动要求
• 通过Grammarly Pro运行文档
• 导入Word文档并将可视元素添加到WordPress
• 出版时间表

提示: 内部链接和精选的相关内容来自网站上表现最好的内容。传统上，CMI使用较旧的热门文章作为内部链接，在精选的相关内容框中使用较新的热门文章，包括文章的完整标题。

内容加载到WordPress后，校对人员会进行最后一次检查，同时确保所有链接都指向正确的源并在正确的窗口中打开(CMI链接在同一个窗口中打开，而外部链接在新窗口中打开)。

最后一步

一切准备就绪，并计划发布，是时候与所有相关利益方沟通了，从创作者和来源到社交媒体和电子邮件制作团队。这可以通过你的软件自动完成，也可以通过电子邮件或你的团队同意的其他系统来完成。

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提示: Lisa向她有联系信息的所有作者和来源发送一封标准电子邮件。她附上了Word文档，以便他们可以审阅(发布不需要批准)，还附上了文章上线后他们可以查看的URL，并说明了他们可以如何在社交网站上推广和分享他们的工作。

变得有条理

要让你的内容晒在出版物《太阳》上，需要做很多工作。现在就花时间使用项目管理软件或共享电子表格来操作您的内容。从长远来看，这会节省时间。更好的是，它将减少挫折、错误和遗漏。

只有这样，你才能看到你的内容是否真正闪耀。

清注意： 本文中提到的所有工具都是作者建议的。如果你想推荐一个工具，请在社交媒体上分享这篇文章并发表评论。