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搞砸了优先事项?你没有从事正确内容项目的5个原因

众所周知,德怀特·戴维·艾森豪威尔是一个非常聪明的家伙——他是为数不多的几个没有担任过任何民选职务就成功入主椭圆形办公室的美国总统之一。艾森豪威尔可能从未担任过州长或参议员,但他确实以欧洲盟军司令的身份赢得了一场被称为第二次世界大战的小冲突。你能想象出一个更高风险的情况来

众所周知,德怀特·戴维·艾森豪威尔是一个非常聪明的家伙——他是为数不多的几个没有担任过任何民选职务就成功入主椭圆形办公室的美国总统之一。

艾森豪威尔可能从未担任过州长或参议员,但他确实以欧洲盟军司令的身份赢得了一场被称为第二次世界大战的小冲突。你能想象出一个更高风险的情况来优先考虑你的日常决定和任务吗?然而,他找到了一种方法,开创了被称为艾森豪威尔矩阵的方法,该方法后来被斯蒂芬·柯维推广到商界。

有些任务很紧急。有些很重要。有些两者都有。这样做的目的是要仔细区分优先次序,这样你就可以在重要的任务上花尽可能多的时间(显然是重要的-紧急的任务优先),而不会在不重要的紧急任务上陷得太深——特别是不要在既不紧急也不重要的任务上浪费时间。

这种心态对于创造杀手级内容和赢得战争一样有用。Intermountain Healthcare的数字营销经理Nicholas Dragon说:“在任何情况下,不能有效地进行优先排序都会导致失败。

当一个团队不能设定现实的优先级时,最终期限会被错过,项目会被推迟,客户会不高兴,团队的效率会越来越低。你会发现你90%的时间都在灭火,而不是生产很酷的东西。

如果你觉得你的内容营销工作没有像你希望的那样成功,或者你正在努力区分你是否在做正确的内容,这都可以归结为五个简单的优先级问题。在你的组织中解决以下每一个问题,你将最终能够带领你的团队走出紧急状态,进入不重要的领域,在那里生产酷的东西。

1.你不知道你的工作队列中有什么

搞砸了优先事项?你没有从事正确内容项目的5个原因

“和许多团体一样,我们收到的请求比我们可能满足的要多,”Nicholas说。“这曾经让我们陷入困境,因为我们试图成为每个人的一切,我们让请求者设置优先级。”

当有人来到尼古拉斯的办公室,为明天的会议或下周的活动需要这个或那个时,他的团队会立即行动起来,让事情发生。“我们让他们的问题变成了我们的问题,”他说,“这导致了多米诺骨牌效应,影响了我们所有其他项目的最后期限。”

因为他没有一个清晰的窗口来了解他的团队当前和未来工作的完整列表,所以很难计算同意每一个最后一刻的帮助请求的真实后果。

办公室弹出窗口并不是工作请求进入团队队列的唯一方式——这就是问题所在。一些项目是通过仔细的计划启动的,产生于季度计划会议或单独的启动会议。其他的可能是通过电子邮件或便条,即时通讯,甚至是短信或语音邮件。还有一些人可能会在会议中被当作其他事情的题外话(“嗨,丽莎, 我认为我们需要采纳布莱克的建议。你的团队能否将此作为行动项目,并在第三季度前实现?").

随着请求从四面八方飞来,以不同的格式到达,不可能对它们进行相互评估,也不可能知道先处理哪个项目。你需要的是一致性和可见性。这意味着要求每个人尽可能统一地通过单一门户提交所有请求。选项包括:

  • 定制售票系统
  • 任务或工作管理软件
  • 单个电子邮件收件箱(例如)
  • 输入电子表格的谷歌表单
  • 您团队中负责处理所有传入请求的个人

无论您选择采用哪种方式,目标都是让您有一个地方可以查看您的团队正在做什么,以及让所有新请求进入同一个平台,以便您能够权衡它们。带着明天要交的内容项目去你的办公桌前,然后站在那里等你同意?是啊,你得关掉它。

2.您尚未定义优先级标准

许多团队花时间在错误内容上的另一个原因是他们没有找到区分重要和不重要任务的好方法。相反,他们根据以下几点来选择他们的优先级:

  • 有多紧急。 这是一个可怕的想法,因为有时事情紧急的唯一原因是因为请求者没有提前计划。听过这样一句话吗,“你缺乏计划并不构成我的紧急情况”?这是一个很好的记忆。
  • 谁要的。 是的,你应该更重视来自首席执行官的项目,而不是来自暑期实习生的建议,但是如果组织结构图中比你高一级的每个人都自动同意你的请求,你就不会有效地工作。毕竟,当你收到来自具有相同政治影响力的个人的两个相互竞争的请求时,会发生什么?你如何在这两者之间做出选择?
  • 看起来有多容易或多有趣。 你总是想尝试创意视频内容,所以当一个执行赞助商给你带来一个有趣的视频项目时,你可能会不经意地把它放在你的请求队列的最前面,而没有真正权衡它对你其他优先事项的影响。
  • 请求的定义有多明确。 你收到一份详细的请求。你确切地知道期望是什么,以及如何去实现它们。请求B含糊不清,但是你可以看到它有真正的战略价值。你可能会想把请求A放在你的优先列表的最上面,部分是为了奖励认真和彻底的请求者。但请求B可能是钱的所在。

这个系统其实根本不是一个系统。这是团队在生存模式下对请求的反应方式。相反,你必须定期停下来,根据预先设定的标准评估你的工作量,这样你才能知道自己的位置,从而有机会让混乱变得有序。一些组织将使用记分卡或积分系统来简化这一过程。其他人使用敏捷营销方法优先考虑每周甚至每天。

“最近,我们开发了一个新的项目请求接收流程,”Nicholas说。“我们首先为项目设定了一个默认的优先级,并改善了关于时间和交付预期的沟通。任何与组织的运营目标和目的不直接相关的项目都会自动获得非优先地位。”

Nicholas认为,只有两个优先级别:某件事要么是优先的(即与运营目标相关),要么不是。“如果你需要把某件事放在第二或第三优先级别,那它就不是真正的优先级别,”他说。“别这么叫。”

3.你的优先标准与公司战略不一致

也许你正在努力对即将到来的任务进行优先排序,但是如果你在这个过程中没有牢记公司的战略,你的标准列表只不过是一个可爱的墙壁装饰。

搞砸了优先事项?你没有从事正确内容项目的5个原因

另一方面,如果你的优先标准可以直接与关键的公司目标联系在一起,它们就变得无懈可击——尤其是当那些不可避免的闯入者试图让你为他们的宠物要求而变通或打破规则的时候。

在软件行业主管级别工作的克里斯·萨瓦(Chris Savoie)表示,经理们必须把自己当成翻译。你对你的下属说一种语言,对你的下属说另一种语言。你的工作是将公司战略转化为可操作的工作。当工作完成后,你必须把结果转化成老板们关心的数字。

“我将团队的工作转化为可报告的指标,这有助于揭示我应该关注的数字,并确保进入我团队的项目与我老板想要的战略目标保持一致,”Chris说。

无论是在最初的优先化过程中,还是在报告已完成的项目时,在团队的努力和公司最重要的战略计划之间划一条直线都是至关重要的。

4.你没有高管买入

搞砸了优先事项?你没有从事正确内容项目的5个原因

在选择优先标准时,你可能已经记住了关键的战略目标,但是如果你的老板不这样做,他们就不太可能尊重你的过程。你需要从管理层那里得到皇家印章。

向高层详细说明你的过程,以及你的推理。向他们解释,为了专注于推进公司议程的优先事项,每个人(包括他们)都必须遵循您列出的流程。没有人可以在项目上领先一步。清楚地表明,通过签署你的流程,他们给了你对任何人(包括他们)说“不”或“还没有”的权力。

“行贿。油炸圈饼。激浪。尼古拉斯说:“人们想尽各种办法来绕过这个过程。他将最常见的尝试称为“我要告诉爸爸”的例行程序,在这种程序中,人们跳过指挥链中的步骤,迫使团队遵守不切实际的要求。

“在我们目前的流程中,我们与我们的高级领导团队合作,开发出每个人都能认同的东西,”他说。“每个人都同意,包括最高管理层,所以‘我要告诉爸爸’的方法不起作用。如果有人试图使用这种方法,第一个问题是,“你遵循流程了吗?”"

5.你没有执行规则

你可以得到世界上所有高管的认可,但如果你在遵循自己的流程和执行规则方面不一致,它就会全部崩溃,一次一个内容项目。如果你发现很难坚持遵循自己的过程,考虑一下它过于复杂的可能性。

搞砸了优先事项?你没有从事正确内容项目的5个原因

“成功的过程,不管目的是什么,都很简单,”Nicholas说。“一个简单的过程只需要很少的时间就能完成,没有任何误解的余地。如果你的入职表格是一整页,并且要求关于字体大小和字距的技术细节,有多少人会花时间去填写呢?相反,他们会寻找新的、创造性的方法来绕过它。”

向右优先

一个内容团队如何决定什么是最重要的,这样他们就不会不断地被卷入到那些看起来正在燃烧的紧急任务中?

从了解你当前和未来的工作开始。定义确定新项目优先级的标准(如积分系统或记分卡),并确保这些标准与公司目标一致。向管理层提交你的计划,并获得他们的认同。然后在你设定的范围内工作,绕过规则。如果这一切都失败了(这不会发生),问问你自己:艾森豪威尔会怎么做?

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