构建帮助所有人的内容运营工作流的5个步骤

为了顺利的内容营销运作，你的团队成员必须有一个清晰的工作流程和正确的过程，使他们的工作易于管理。

工作流是一组按顺序排列的任务，用于制作内容资产。过程是你的团队如何高效一致地执行那些任务。他们一起帮助团队成员了解他们的职责，如何完成这些职责，以及他们的工作将如何进行到下一步。

这一简化的五步方法可以帮助您将工作流映射到任何内容格式，并将其构建为一个可执行的流程。模板和示例可以进一步帮助您完成每个步骤。

步骤1:审核您的内容格式

创建一个包含这些列的模板——内容格式、主要交付平台、其他交付平台以及可能作为内容营销计划的一部分存在的特殊情况。然后，用您的团队制作的所有内容格式填写模板:

• 内容格式: 你创作文章吗？电子书？现场演示？网络研讨会？视觉内容？列出你的团队经常制作的每种格式。
• 主要交付平台: 每种格式首先在哪里发布或共享？
• 其他分销平台: 这种内容格式会出现在其他频道吗？(这些答案有助于将表面任务添加到该内容格式的流程中。它还说明了发布后的步骤，以提供一致的多平台体验。
• 特殊情况和变更: 是不是有些电子书是针对lead gen而不是其他的？只有当您有活动或特别优惠时，视频才会添加到您的简讯中吗？任何需要额外步骤的变化都应该记录下来。

提示: 如果你意识到一种内容格式有多种用途，那么就把它们在电子表格上分成不同的列表。例如，视频可能被列为视频YouTube和视频Instagram故事。

此时，只关注工作流中的高级任务。不需要考虑更精细的细节，如谁创建内容，谁需要批准它，设计功能等。，只是还没有。

以下是完整模板的外观示例:

使用此框架启动所需任务列表，映射为工作流并将其构建到统一的流程中。

步骤2:列出每种格式的所有任务

接下来，您应该列出为一个主要平台生成一种内容格式所需的所有任务。

您可能希望从最常见的格式或对您的内容目标最关键的格式开始。或者，您可以选择最复杂的资产——涉及多个团队或许多额外步骤来生产和分发的资产。一会儿你就知道为什么了。

先不要担心任务的排序。只要列出他们想到的。例如，“社论文章”可能包括以下任务列表:

• 确定主题。
• 在博客上发表的时间表。
• 编辑提交的副本。
• 将副本和图像加载到CMS。
• 为布局设置内容格式。
• 将编辑后的副本发送给作者进行修订/批准。
• 请求销售/营销人员对主题的反馈。
• 向日常电子邮件联系人发送链接/资产。
• 设计和开发图像。
• 收集作者简历信息/资产。
• 头脑风暴具体的故事角度。
• 采访主题专家。
• 指派作者撰写文稿。
• 验证并批准最终布局。

其中一些任务有多个子步骤。例如，格式化文章可能涉及导入和调整图像大小、添加超链接、设置类别标签等。但是在这个练习中，坚持宽泛的任务类别。

步骤3:按生产阶段组织任务

接下来，按照如下所示的顺序将任务组织到生产前、生产和生产后阶段。这一步允许您映射一个无缝的工作流(步骤四)。

请注意这些细节，以帮助按逻辑顺序组织您的任务:

• 哪些任务必须在其他人开始之前发生？
• 哪些任务可以同时发生？



• 如何将每项任务标记为已完成并准备好进行下一项任务？

提示: 您的过程必须考虑企业级的标准和需求，或者有助于其他组织功能的标准和需求。例如，您可能需要根据您的企业SEO策略，将您的内容理念与您的品牌管理或设置元数据细节保持一致。

如果你不确定这些任务是什么，是时候找出答案了。如果你以后需要补上遗漏的步骤或者重新组织你的任务，这会让你的工作更加困难。

第四步:分配角色，并规划他们之间的工作流程

从这里开始，您可以在图表中添加一个角色列，并详细说明负责每个跟踪的人员。有了这些信息，您可以创建一个地图，显示生产工作如何从一个角色流向下一个角色。

第一部分相对容易，尤其是如果你有一个小的，集中的内容营销团队和清晰的角色轮廓。对于协作任务，包括所有角色。在这个例子中，我加入了一些前期制作角色作为向导。

对于大型企业或跨多个部门分担内容责任的企业来说，确定角色可能会更加复杂。但是一旦你确定了内容营销团队的成员，你就可以看到差距在哪里。这将有助于您确定寻求协作帮助的合适团队。

图表现在提供了理解社论文章格式工作流所需的所有信息。但是，将其转换为可共享的图形或地图可能会有所帮助。它将帮助利益相关者可视化他们的角色在生产连续体中的位置，以及仍然需要发生什么。

步骤5:操作化和迭代

此时，您已经为内容格式制定了任务和操作顺序。现在，将它实现为一个可重复的过程。创建一个机制，在任务完成时跟踪和管理任务，并确保每个人都有完成本职工作所需的东西。

您可以使用Asana或吉拉等项目管理工具中提供的详细仪表板来构建一个复杂的系统。您还可以使用基于云的工作工具(如Airtable、Trello或Monday)来构建定制的跟踪器和清单。但是最直接的方法可能是将模板图表中的信息复制到可共享的Google电子表格或Excel文档中。

例如，CMI的编辑团队使用类似于下面的编辑日历模板的多标签跟踪器。管理预定内容的过程在主选项卡上进行跟踪，而集体讨论的想法和前期制作任务有自己的选项卡。每个字段都特定于流程中这些部分所需的任务。

前面，我提到过您可以围绕一种内容格式创建一个流程，然后针对其他变化进行调整。这是如何工作的:

• 重新访问原始表，该表记录了需要额外步骤的特殊情况和变化。
• 浏览表示任务的图表。确定哪些任务是不必要的，应该删除，哪些任务应该添加。
• 将角色添加到新添加的任务中。使用您刚才为社论文章所做的作为模型，您还可以为其他内容类型构建流程。

您可以看到为什么您需要针对完全不同的内容格式的专用流程。您还可以看到为什么您可能希望从最复杂的格式开始。如果你专注于Instagram的直播视频等更简单的格式，那么为电子书等更广泛的工作制定制作任务将需要更多的工作。

构建、修改、重复

内容营销团队承担了很多责任。为什么不通过绘制工作流程图和构建可靠的流程来实现您的营销目标呢？如果你决定尝试这种快捷方式，请在评论中留言让我知道它是如何工作的——或者你做了什么改变以使它更好地为你的团队工作。