营销工作流程：如何让内容制作保持正轨

你的内容是否经常被延迟发送？你很难签字同意吗？它通常会停滞不前吗？

如果你在点头，你的内容团队可能还没有定义它的工作流程。每个想要保持项目正常进行的内容团队都需要在任何内容创建者的笔接触纸张或手指敲击键盘之前定义其工作流程。

什么是内容工作流？

内容工作流是团队需要为给定的客户端或内容类型(网页、博客文章、白皮书、电子邮件或团队需要交付的任何其他类型的内容)完成的一组任务。在她的书《网络内容策略》中，Kristina Halvorson说内容工作流决定了“内容如何被请求、获取、创建、审核、批准和交付。”

即使你没有定义你的工作流，你的团队也有。每个团队都是这样:特定的人在特定的时间一遍又一遍地做特定的事情。工作流可能简单，也可能复杂。对于某些客户或项目类型，团队可能有单独的工作流。

典型的内容工作流包括以下任务:

• 概述
• 写
• 回顾
• 编辑
• 赞同
• 出版

当被记录时，工作流通常以可视化的形式显示任务的进展。此示例显示了“泳道”中的每个角色，传达了跨角色(纵向)和随时间推移(横向)的任务进度。

为什么要定义内容工作流？

如果你没有定义你的工作流，就很难跟踪大量的项目，并且项目会停滞不前。内容团队的成员可能不确定他们的职责，或者不知道完成内容所需的工作量。

定义内容工作流可以让您的团队做到以下几点:

• 将内容流程分解成可管理的任务
• 确定每个内容的发展阶段
• 确定内容获得批准的每个步骤
• 知道谁在何时对每一步负责

定义的内容工作流告诉所有角色的人，当轮到他们时，内容在流程中的位置，它阐明了他们必须做什么才能在需要时提供所需的内容。

该工作流还帮助项目经理识别瓶颈，以便他们可以采取措施保持内容向生产方向发展。

如何定义内容工作流

定义内容工作流就是确定谁在何时做什么。你可以用你的团队认为有帮助的任何方式来做这件事。 使用你的团队使用的术语。

让我们分别看一下每一部分——谁、什么和什么时候。

确定谁参与其中(角色)

您的内容项目可能涉及许多人，他们在不同的项目阶段有不同的职责。定义内容工作流的第一步是了解谁将参与其中。角色和头衔的数量差别很大。示例:

• 内容战略家
• 作家
• 平面设计师
• 主题专家



• 项目经理
• 营销人员
• 企业主
• 审查者(法律、人力资源、部门主管等。)
• 开发商

确定每个角色做什么(任务)

为给定的工作流确定角色后，确定任务(例如，“创建草稿”或“批准草稿”)，将每个任务分配给一个角色，并按完成顺序排列任务。

然后根据需要尽可能详细地定义每项任务，以尽量减少花费在可避免的编辑、查询和一般混乱上的时间。例如，在定义任务“批准草稿”时，您可能会明确指出内容的哪些方面需要批准。拼写和语法？准确性？可读性？声音和语气？符合某些政策或法律要求？

对于任何需要比工作流程本身更多细节的任务，让人们去了解这些细节。例如，告诉作者在哪里可以找到内容的目的、受众、字数目标、风格指南(针对声音、语气和格式等)。)，以及他们需要知道的任何其他信息。

充分彻底地定义每项任务，以便每个角色的人都知道他们需要做什么来令人满意地完成他们的任务，并保持项目的进展。如果任务定义含糊不清，准备好听到类似“我不知道我必须这么做”或“那不是我的工作”或“我以为彼得会处理好的”这样的话。

为工作流中的每个人分配了职责后，您就可以定义内容将经过的阶段了。

确定任务完成的时间(流程)

“尽快”不是最后期限。“昨天”不是一个有用的回答。

与任何流程一样，内容制作的各个阶段都遵循一个逻辑的、可重复的顺序。这些阶段需要明确的里程碑和依赖关系，以便整个团队可以看到相互关联的截止日期。

对于一个网站项目的内容制作工作流，你当然要从一个简介开始，经过制作、审查，然后发布。叙述是线性的，有意义的。但事情并不总是那么简单。

引入几个反馈回路(营销、人力资源、法律)，你就给工作流程增加了几层复杂性。但是现在你知道谁在做什么了；下一个需求是他们何时需要这样做。

这随着项目的范围和参与的人数而变化很大。但是有几个考虑因素与所有项目都相关。

首先，让人们知道他们何时出现在工作流程中。您可以直观地展示这一点，讨论工作流程，或者使用工具来管理这一点。找到适合你的方法，但要确保这些信息得到有效传播。

在工作流程中推动内容需要有共同的理解，以保持事情正常进行。例如，如果你知道某个主题专家每周四都不在，就不要把签署日期定在周四，因为这将阻碍成功，并从一开始就把事情设置为迟到。在这种情况下，对人们日常工作和相关时间表的理解可以为整个工作流程中的工作和任务分配提供信息。

你还需要对事情何时能完成持现实态度。给每个阶段分配一个现实的时间。

以一个简单的750字的页面为例，假设从摘要到出版平均需要12个小时。把它扩展到一个有几十或几百个页面的网站，内容是多么耗时就变得显而易见了。

这就是为什么清晰的工作流程可以帮助团队保持项目在正轨上。没有借口的余地，比如“我不知道这是我的责任”或“这不是我的工作”——这些事情我在与客户合作时已经听过很多次了。有了定义好的工作流，每个帮助计划、创建和发布内容的人都知道这个过程以及他们各自的任务如何适应这个过程。

指派专人监督每个内容项目

假设您已经定义了内容工作流。你已经报道了谁，什么，什么时候。这种努力本身并不能保护你远离陷阱。流程不会自动运行。仍然会有瓶颈，仍然会有一些推诿责任。

这就是为什么你需要一个人负责监督项目，包括让每一部分内容在工作流程的每一个阶段移动。

这个人可能是项目经理，内容策略师，或者营销人员。因为这个人会了解工作流程中谁在做什么，什么时候做，所以他们可以很容易地识别瓶颈，疏通项目，并让它们继续进行。

也许很多内容都在等着法务部的John审批。直到他做到了，内容才能传递到工作流程的下一个阶段，也就是编辑的校对。知道John是一个瓶颈意味着你可以解决原因(没有时间，其他优先事项)并帮助疏通他。

这不是一个指责游戏，而是一种识别需要解决的问题的方法，以保持内容(和项目)的移动。

与任何内容文档一样，例如内容清单和风格指南，工作流应该是一个动态的文档。

探索使用软件工具的方法

您不必使用软件工具来定义内容工作流，您可以在马尼拉文件夹的背面使用蜡笔，但是绘图应用程序(如Visio或其他图形程序)可以派上用场。

这里有一个在斯基奇做的例子:

Marcia Riefer Johnston讲述了这个工作流程是如何形成的:我是一个团队的成员，这个团队花了很长时间才弄清楚Q-and-A是我们工作流程的一部分。每个人都很困惑。我终于画出了这些简笔画，并把它发给了每个人。有人加了假发。谁说工作流不能有趣？

像Trello这样的在线协作工具可以帮助团队跟踪他们的工作流程，可能使用内置的日历来提供编辑日历的图形视图。

一些团队使用电子表格。其他人使用项目管理软件，这使他们能够插入开始日期、任务持续时间和依赖关系，以便日期的变化自动产生连锁反应。一些工具使团队一眼就能看出一部分内容处于工作流程的哪个阶段。一些内容管理系统允许团队将工作流构建到系统本身中，这样当轮到他们时，负责的一方会得到通知。

用于定义和交流工作流的工具可以是基本的，也可以是复杂的。尝试看看哪些工具最能支持您的团队。

了解正确的工作流程如何帮助内容制作

想让内容工作流为您服务吗？首先为每种内容类型或客户端定义工作流:

• 确定谁参与其中(角色)。
• 确定每个角色做什么(任务)。
• 确定任务完成的时间(流程)。

然后，指派专人监督每个内容项目，通过工作流程跟踪进度。

最后，探索使用软件工具交流工作流的方法，甚至可能将工作流集成到您的系统中。

您在定义内容工作流方面有什么经验？什么对你有效，什么无效？